Gorąco zachęcamy do zapoznania się z prezentacją dotyczącą programu do zarządzania projektami ANDCOM PPM przedstawiającą główne funkcjonalności zaimplementowane w systemie.
ANDCOM PPM – program do zarządzania projektami
Poniżej opisano główne korzyści z wdrożenia programu do zarządzania projektami ANDCOM PPM.
Zwiększenie efektywności zarządzania portfelem projektów
Organizacje w trakcie dynamicznego rozwoju realizują kilkanaście, kilkadziesiąt, a czasem nawet kilkaset projektów jednocześnie. To z kolei przekłada się na mnogość realizowanych zadań projektowych i powoduje ogromne trudności z uzyskaniem szybkiej i wiarygodnej informacji na temat postępu prac projektowych oraz ich rzeczywistego kosztu. W takiej sytuacji program do zarządzania projektami jest nieoceniony. W ramach zwiększenia efektywności zarządzania portfelem projektów platforma ANDCOM PPM oferuje między innymi:
- możliwość łatwej identyfikacji projektów obarczonych dużym ryzykiem,
- możliwość analizy kosztów projektów w ujęciu plan vs. wykonanie,
- możliwość weryfikacji harmonogramów projektów w ujęciu plan vs. wykonanie,
- rzeczywistą informację na temat postępów realizacji portfela projektów,
- rzeczywistą informację dotycząca globalnego zaangażowania osób oraz zasobów w pracę nad różnymi projektami,
- przejrzysty pulpit realizowanych projektów,
- elastyczny workflow zatwierdzania projektu,
- możliwość grupowania projektów w programy,
- priorytetyzację projektów i programów w ramach realizowanego portfela,
- możliwość definicji wskaźników analizy efektywności ekonomicznej dla projektów (NPV, RR, IRR, MIRR, PP, PI).
Zwiększenie skuteczności planowania i monitorowania realizacji projektów
Najwyższe kierownictwo współczesnych organizacji wymaga szybkiego i rzetelnego planowania oraz natychmiastowej informacji zwrotnej na temat statusu realizowanych projektów. Ponadto istotna jest informacja dotycząca efektywności pracy poszczególnych członków zespołów projektowych. To wszytko daje program do zarządzania projektami ANDCOM PPM. System dostarcza informacje związane z wyżej wymienionymi potrzebami, a ponadto w obszarze zwiększenia skuteczności planowania i monitorowania projektów nasz program do zarządzania projektami oferuje również:
- tworzenie harmonogramów projektów i przedstawianie ich na wykresach Gantt’a,
- wytyczanie ścieżki krytycznej dla zadań projektowych,
- przeprowadzanie analiz „co-jeśli” dotyczących planu projektu,
- definiowanie bazowej wersji planu projektu,
- wykres WBS dla projektu,
- uwzględnianie planów urlopowych członków zespołu projektowego w trakcie budowy harmonogramu,
- definiowanie modeli referencyjnych projektów (szablonów), znacząco ułatwiających planowanie podobnych inicjatyw,
- importowanie harmonogramów utworzonych w MS Project,
- śledzenie historii postępu realizacji zadań projektowych,
- definiowanie rejestru kontaktów projektowych,
- prezentowanie struktury projektowej na wykresie organizacyjnym,
- definiowanie rejestru produktów,
- tworzenie tabeli RACI (Responsible, Assists, Consulted, Informed) dla produktów projektowych,
- definiowanie repozytorium dokumentów projektowych,
- definiowanie szablonów katalogów projektowych,
- wysyłanie mailowych powiadomień do członków zespołów projektowych.
Większa kontrola kosztów realizacji projektów
Rzetelna kontrola kosztów realizowanych projektów jest kluczem do podniesienia efektywności działania całej organizacji. Niezależnie od okresów rozliczeniowych: miesięcznych, kwartalnych, czy rocznych, tworzone są raporty dotyczące bieżącego poziomu realizacji budżetu. W odniesieniu do zwiększenia kontroli kosztów realizacji projektów, program do zarządzania projektami ANDCOM PPM umożliwia między innymi:
- rejestrację dokumentów kosztowych i możliwość przypisania ich do zadań projektowych,
- automatyczną kalkulację budżetu projektu na podstawie budżetów zadań projektowych,
- automatyczną kalkulację kosztów zadań i projektów na podstawie określonego zaangażowania zasobów projektowych,
- przydzielanie rezerw budżetowych na poziomie projektów oraz zadań,
- analizę kosztów projektów w ujęciu plan vs. wykonanie,
- workflow akceptacji dokumentów kosztowych,
- możliwość integracji z systemami finansowo księgowymi np. ERP.
Zwiększenie wydajności zarządzania czasem pracy
Skuteczne zarządzanie czasem pracy zespołów projektowych to klucz do terminowej realizacji podjętych inicjatyw oraz podniesienie komfortu pracy pracowników firm. Jest to szczególnie ważne w momentach ogromnego obciążenia pracami projektowymi. Wiadomo jak istotny jest to element, dlatego też systemy do zarządzania projektami PPM (Project Portfolio Management) oferują systemowe narzędzia dzięki, którym menadżerowie uzyskają precyzyjną informację na temat zadań realizowanych przez ich pracowników. Pracownicy z kolei otrzymają rzetelną informację na temat czekających ich zadań. W kontekście zwiększenia wydajności czasu pracy program do zarządzania projektami ANDCOM PPM oferuje między innymi:
- możliwość systemowego delegowania zadań członkom zespołów projektowych,
- histogram obciążenia zasobów projektowych,
- funkcjonalne i ergonomiczne karty pracy członków zespołów projektowych,
- precyzyjną alokację godzin pracy w odniesieniu do zadań projektowych wykonywanych w poszczególnych tygodniach,
- workflow zatwierdzania czasu pracy (czas projektowy zatwierdza kierownik projektu, czas nieprojektowy zatwierdza bezpośredni przełożony),
- osobiste kalendarze użytkowników systemu,
- przejrzysty pulpit dla członków zespołu projektowego.
Poprawa skuteczności zarządzania ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem powinno być nieodłącznym elementem realizowanych projektów. Nie tylko tych obarczonych wysokim prawdopodobieństwem niepowodzenia, ale generalni wszystkich. Świadomi menadżerowie powinni wymagać identyfikacji ryzyka w trakcie całego cyklu realizacji projektów. Cykliczna analiza ryzyka w trakcie realizacji projektów, pozwala chronić zarówno realizowane projekty, jak również całą organizację przed ponoszeniem niespodziewanych, często bardzo wysokich, dodatkowych kosztów. Z drugiej strony identyfikacja potencjalnych szans i ich wzmacnianie, umożliwia generowanie oszczędności. Dzięki programowi do zarządzania projektami ANDCOM PPM w obszarze zarządzania ryzykiem możliwe jest uzyskanie między innymi następujących możliwości:
- definiowania ryzyka i szans,
- definicji prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka i szans oraz przedstawianie ich na wykresie macierzy prawdopodobieństwa i wpływu,
- kategoryzacji ryzyka i szans,
- określania kosztu oraz wagi kosztu dla ryzyka i szans,
- definiowania strategii zarządzania ryzykiem i szansą,
- określania planu łagodzenia / wzmocnienia ryzyka / szans,
- definiowania planu awaryjnego dla ryzyka.
Zwiększenie efektywności zarządzania zagadnieniami i doświadczeniami projektowymi
Skuteczne zarządzanie projektami to nie tylko budowa harmonogramów i szacowanie kosztów przedsięwzięć. W trakcie realizacji prac projektowych pojawiają się różne kwestie wpływające na zdefiniowany uprzednio budżet, harmonogram, a także jakość realizowanych prac. Nazywane są zagadnieniami projektowymi. Ich skuteczna identyfikacja oraz odpowiednie ich delegowanie, umożliwia prowadzenie projektu zgodnie z przyjętym planem. Proces ten wpływa również na poprawę efektywności komunikacji w ramach projektu. Z drugiej strony spisywanie doświadczeń projektowych w trakcie realizacji prac, pozwala na łatwy transfer wiedzy w przyszłości. W ramach programu do zarządzania projektami ANDCOM PPM w kontekście zwiększenia efektywności zarządzania zagadnieniami i doświadczeniami projektowymi możliwe są między innymi niżej wymienione funkcjonalności:
- identyfikacja i definiowanie zagadnień oraz doświadczeń projektowych,
- priorytetyzacja i kategoryzacja zagadnień i doświadczeń,
- przydział pojawiających się zagadnień projektowych członkom zespołu projektowego,
- możliwość śledzenia postępów realizacji zagadnień projektowych,
- możliwość wspólnej pracy zespołowej nad zagadnieniami,
- prowadzenie systemowej dyskusji nad zagadnieniami,
- definiowanie planowanego czasu rozwiązania zagadnienia,
- weryfikacja zgodności czasów rozwiązania zagadnień,
- możliwość tworzenia repozytorium doświadczeń projektowych.
Chcesz zobaczyć więcej? Zajrzyj tutaj: ANDCOM PPM – prezentacja produktu